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¿Cómo organizar el transporte de una carrera de montaña?

Caminada Carenes, Adons

¿Por qué es importante una buena logística del transporte?

En una carrera de montaña o en una caminata de resistencia, la experiencia positiva o negativa de un participante es el conjunto de distintas operaciones y situaciones de los días previos, del día de la carrera y de los días posteriores: la información de la carrera, el método de inscripción, la seguridad, los avituallamientos, la señalización… y también el transporte. Una mala organización del transporte puede provocar que una experiencia positiva se convierta en negativa para corredores o caminadores.

¿Qué tengo que hacer para organizar el transporte de forma eficiente?

En el blog que sigue os aconsejaremos sobre los pasos a seguir para conseguir el éxito logístico del transporte en una carrera o caminata.

Organización previa al día de la carrera

1. Contactar con tu transportista de confianza o de la zona

La información necesaria en el momento de contactar con el transportista es:

  • – Lugar o lugares de origen y destino
  • Horario previsto de salida de la carrera (si hay más de un lugar de salida, horario de cada uno de ellos)
  • Número orientativo de participantes previstos (si hay más de un lugar de salida, número para cada uno de ellos)

Al estar hablando de carreras de montaña puede suceder que el acceso a los lugares de origen y destino previsto no sea accesibles para los autocares de mayor tamaño. El transportista deberá de validar qué tamaño de autocar puede acceder y maniobrar en el lugar de salida o de llegada. Por este motivo, en la organización de carreras de montaña puede ser más beneficioso contactar con el transportista de la zona.

Los responsables de la organización y el transportista deberán definir conjuntamente las rutas que realizarán los autocares entre los distintos orígenes de los corredores y sus destinos, es decir, los lugares de inicio de la carrera.

2. Planificar conjuntamente los horarios y lugares de salida de los autocares

Horario de salida:

Para fijar el horario de salida de los autocares se debe tener en cuenta:

  • – El horario de inicio de la carrera.
  • – El tiempo de trayecto del autocar desde el lugar de salida hasta el lugar del inicio de la carrera.
  • – El tiempo que va necesitar el participante para recoger el dorsal o realizar los trámites de control que sean pertinentes para poder iniciar la carrera.
  • – Si hay un número elevado de participantes puede ser necesario separar las horas de salida entre 10 o 15 minutos para agilizar las operaciones de encoche o desencoche de los pasajeros y para realizar los trámites previos al inicio de la carrera.

Lugar de salida:

Es importante tener en cuenta el número de autocares que será necesario movilizar. Si este número es importante, se deberá buscar un sitio:

  • Amplio que permita el estacionamiento de varios autocares y el desencoche de los pasajeros de forma segura.
  • – Que tenga un espacio de aparcamiento cercano para que los participantes puedan dejar sus coches particulares.
  • Cercano a los hoteles o al centro ciudad para los corredores que vayan andando a buscar el autocar.

3. Planificar conjuntamente el lugar de llegada de los autocares

Lugar de llegada:

El inicio de las carreras de montaña, como comentamos anteriormente, se pueden situar en lugares donde la accesibilidad de los autocares es complicada. Por tanto, cuando se elija tendremos que tener presente:

  • El espacio sea lo suficientemente amplio para que el desencoche de los participantes pueda realizarse de forma segura.
  • – El espacio disponibles permita maniobrar a los autocares para volver a sus lugares de origen.
  • – La carretera o camino para llegar esté bien acondicionado el día de la carrera

El trabajo conjunto de coordinación entre transportista y organización es especialmente clave en el caso que el espacio donde se sitúe el lugar de llegada no permita el desencoche y la maniobrabilidad de todos los autocares.

4. Asignar número de autocar y de asiento (opcional) a los participantes

La organización y el transportista decidirán cual será el orden en el que cargarán los autocares en función de las plazas disponibles, el lugar de salida y de llegada, las rutas definidas y los horarios establecidos. A cada vehículo se le asignará un número para identificarlo. Éste puede ir acompañado de la información que sea necesaria para facilitar que los participantes identifiquen el autocar que les corresponde. Por ejemplo, si el autocar se asigna a partir del número de dorsal del corredor, el cartel que tendrá cada autocar debería incorporar los dorsales junto con el número de autocar.

Cartell organitzatiu autocar cursa de muntanya

Ejemplo cartel organizativo

Los carteles con los número los puede aportar el organizador o el transportista el día de la carrera. Lo más conveniente es colocarlos en la parte más visible del autocar, por ejemplo, la parte delantera o la puerta de acceso.

Para que el encoche de los corredores sea rápido, controlado y eficiente, cada participante tiene que conocer en cuál de los autocares tendrá que ir. El momento de la inscripción sería el idóneo para otorgar el número de autocar a los participantes e informarles en la confirmación de la inscripción. También pueden ser informados vía e-mail en los días posteriores. Siguiendo el mismo procedimiento, se podría asignar un número de asiento si fuera necesario.

Organización el día de la carrera

El transportista y los responsables de la organización deben coordinar sus funciones para que la logística preparada los días anteriores sea un éxito.

Salida de los autocares

Transportista

  • – Colocación de los carteles con los números asignados a cada uno de los autocares en un sitio visible.
  • Aparcamiento de los autocares en el orden de carga.
  • – Llegada con tiempo suficiente para realizar en encoche y salir a la hora asignada.

Responsables organització

  • Controlo de acceso al autocar para que cada participante suba al autocar que le corresponda.
  • Dar la orden de salida hacia su destino al conductor del autocar.

Llegada de los autocares

Transportista

  • Controlar que la llegada escalonada de los autocars permita el desencoche de forma rápida y segura y la maniobrabilidad de los vehículos.

Responsables organización

  • Controlar que el espacio destinado a los autocares no esté ocupado con los vehículos de los corredores o de sus acompañantes.

Caminada de Carenes 2021

Estos consejos de cómo organizar el transporte en una carrera de montaña se basan en nuestra experiencia acumulada de más de 10 años realizando el transporte de los participantes de La Caminada de Carenes. Cada año movilizamos de 8 a 10 autocares para la realización de las rutas entre Tremp y El Pont de Suert, Adons y Santa Engràcia (algunos años Gurp).

La Caminada de Carenes forma parte del Circuit Català de Caminades de Resistència (CCCR) y es una actividad no competitiva adscrita a la Àrea de Excursionismo de la FEEC, abierta a entidades adheridas a la FEEC, que está incluida en el calendario de caminatas oficiales de la FEEC.

La Caminada de Carenes consiste en una marcha entre El Pont de Suert y Tremp (50Km). Se complementa con dos caminatas más de menos Km de recorrido: Adons – Tremp (28Km) y Santa Engràcia – Tremp (11Km).

Esperamos que estos consejos os sirvan de ayuda para la organización del transporte de vuestras carreras de montaña.

Si necesitáis un transportista de confianza, nos contactáis y ¡nos ponemos a trabajar!

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